Toute l’équipe de BeProductiv vous souhaite une excellente année 2012. Nous continuerons à vous accompagner cette année pour régler vos petits bugs et autres surprises que nous réservent nos chers ordinateurs.

2011 a été une année charnière pour BeProductiv, nous avons rejoint AXONE Group pour continuer notre développement. C’est maintenant une équipe de 22 personnes qui est à votre service, et la famille continue de s’agrandir.

Nous profitons de ces voeux pour annoncer le lancement de notre site internet et d’une nouvelle identité visuelle.

Visitez notre nouveau site : www.beproductiv.com

Thomas Bresse, Enguerrand De Carvalho, Nathalie Navarro et toute l’équipe BeProductiv et Axone Group.

Vous pensez que vous n’avez pas les moyens de passer aux services informatiques managés ? En réalité, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas vous y réfléchir.

Nous comprenons. Vous avez une petite entreprise. Votre trésorerie est peut-être limitée. Vous devez vous battre chaque jour pour défendre vos marges et votre résultat et il faut que vous touchiez le jackpot dès les premiers mois de l’année pour espérer atteindre vos objectifs de revenus de 2012. Vous êtes en permanence à la recherche de la « belle affaire » qui fera de l’année 2012 une année exceptionnelle.

Vous utilisez toutes ces raisons, et d’autres encore, pour expliquer pourquoi vous ne pouvez pas vous permettre de passer aux services managés. Or tous ces points devraient vous pousser à y passer.

Si vous pensez que les affaires sont dures en ce moment, essayez d’atteindre vos objectifs de revenus quand votre serveur sera tombé, ou que votre informatique sera en panne.

Même si cela n’arrive pas, et nous vous le souhaitons, les services managés ont un retour sur investissement que vous ne pouvez pas ignorer.

Voilà pourquoi :

Calculons , par exemple, le coût de la panne d’un de vos serveurs. N’oubliez pas de prendre en compte les coûts directs ET les coûts indirects de cette panne. Les coûts directs sont, par exemple, le fait de devoir payer un salarié pour réparer votre panne, parce que le réseau est tombé, ou l’intervention d’un technicien qui vous facture à l’heure. Les coûts indirects sont, en autres, des salariés inactifs, une baisse de moral de vos salariés à cause la dégradation de leurs conditions de travail, et des opportunités manquées.

Pour calculer votre retour sur investissement avec les services managés, il vous faut prendre en compte le coût de tout ce qui, dans votre entreprise, peut-être affecté par un réseau qui tombe. C’est la seule façon de comprendre la totalité de la valeur que les services managés peuvent vous apporter. Prenez en compte le coût de chaque serveur qui peut tomber, le coût de la maintenance pour restaurer le matériel, la durée moyenne d’un incident réseau, le coût horaire d’un technicien qui doit intervenir sur place, la valeur de vos relations clients, et votre revenu annuel.

Il n’y a pas d’équation universelle qui permette à chaque entreprise de calculer son retour sur investissement avec les services managés.

C’est à vous de faire le calcul, pour voir ce que ça peut vous rapporter.

« L’univers digital » grandit de façon exponentielle.
Selon une étude IDC de 2011, la quantité de données digitales a été multipliée par 10 entre 2005 et 2010.
C’est aussi le cas dans votre entreprise !

Pour comprendre pourquoi, découvrons comment l’envoi d’un e-mail de 1,1 mo finit par prendre 51,5 mo de données.

L’e-mail en lui-même ne pèse quasiment rien, mais admettons qu’on lui joigne un fichier d’1 mo, comme c’est souvent le cas.
On pourrait penser que si on l’envoie à 4 personnes, cet email ne prendra que 5 x 1,1 mo : pour l’original et 4 copies.

Malheureusement, non.

Pour commencer, la pièce jointe est stockée sur le poste de travail, et ensuite dans l’e-mail qui contient le document.

Dans la plupart des entreprises, tous les e-mails sont copiés et conservés dans un serveur e-mail central auquel on ajoute un serveur redondant, pour garantir le fonctionnement de l’envoi d’e-mails.
En outre, les fichiers des postes de travail sont sauvegardés quotidiennement sur un serveur.
Chez chertaines d’entre-elles, ce serveur est ensuite dupliqué sur un support externe, qui est déplacé hors site.

Notre e-mail de 1,1 mo a alors une empreinte 8 fois supérieure à sa taille.

Mais n’oubliez pas que les 4 collaborateurs ont fait une copie de la pièce jointe, et que l’e-mail qu’ils ont reçu a été sauvegardé par le serveur. L’e-mail original a alors une empreinte 30 fois plus grande que ses 1,1 mo de départ.

Il faut ensuite prendre en compte les fichiers temporaires créés alors que les e-mails et les systèmes de sauvegarde envoient des données dans les réseaux locaux et via internet.

La transmission de données génère des signaux, des adresses de paquets et des en-têtes, des codes de sécurité, des caches de routeur, des informations de tracking et de management des données.
On compte à peu près 20 mo de fichiers temporaires pour un e-mail de 1,1 mo envoyé à 4 personnes. Ça reste un ordre de grandeur, mais c’est tout de même édifiant.

Au final, notre mail de 1,1 mo aura bien pris 51,5 mo d’espace. Et la tendance est à l’augmentation…

Vous sentez-vous capable de gérer les risques liés à cette surabondance d’information ?

Votre activité et vos collaboratuers génèrent de plus en plus de données, et à de nombreux endroits différents. D’où :

• des risques pour la sécurité de votre entreprise et la protection des données de vos clients
• plus de temps passé à classifier, sécuriser et manager les données
• plus de difficultés à conserver ces données

Vous avez le temps de gérer ces problématiques ? Ou vous préférez vous concentrer sur ce qui est important : Votre Activité ?

Pourquoi ne pas laisser BeProductiv gérer ça pour vous, et passer aux services informatiques managés ?

Si vous dirigez une PME, vous devriez savoir qu’un PC vieux de 3 ans peut vous coûter jusqu’à 2,5 fois plus cher à maintenir qu’un PC neuf.

De fait, un PC vieux de 3 ans est beaucoup plus exposé aux problèmes matériels, comme les défaillances d’alimentations, de disques durs, et de cartes mères.
Il est aussi bien plus sujet aux plantages de logiciels.

Il entraîne en outre des coûts indirects :

• Souvent, son disque dur et sa mémoire vive sont surchargés parce qu’au fil des mois vos employés ont accumulé des tas de fichiers et de logiciels.
• Il est lent et limite la productivité de ceux de vos employés qui l’utilisent. Et c’est difficile à régler parce que même si vous lui rajoutez de l’espace disque ou de la RAM, le même problème se posera quelques mois plus tard. D’autant que cela ne vous protège pas des défaillances des vieux logiciels et du reste des composants de l’ordinateur.
• D’ailleurs, le temps que le nouveau disque et la RAM supplémentaire arrivent et qu’ils soient installés, la personne qui utilise ce PC sera perturbée dans son travail, ou ne pourra tout simplement plus travailler sur ce PC.

L’approche qui vise à réduire les coûts à court-terme de votre entreprise est valable dans certains domaines, mais pas pour l’informatique. Il faut penser au long-terme pour la maintenance de votre parc et les achats de matériels et de logiciels.

Ce sont, en tous cas, les conclusions d’une étude du cabinet techaisle, publiée en 2008.

Selon l’étude, les deux tiers des PME interrogées ont compris qu’il valait mieux renouveler les postes vieux de plus de 3 ans plutôt que d’essayer de leur faire passer un an ou deux de plus en leur rajoutant de la mémoire. L’étude nous le prouve : dans le deuxième cas les coûts directs et indirects par PC sont rapidement plus importants, au delà du court-terme.

Alors, qu’est-ce que vous pouvez faire ? Selon l’étude de techaisle, il est probable que plus de la moitié de votre parc informatique ait plus de 2 ans.

• La solution la plus simple, selon techaisle, reste d’acheter un nouveau PC pour remplacer chaque PC vieux de plus de 3 ans.
• Mais vous pouvez prévenir les défaillances, et donc le coût de maintenance au long-terme, en adoptant une approche proactive. Ainsi, plutôt que de faire appel à un technicien « une fois qu’il est trop tard », un quart des PME suivies dans l’étude ont choisi les services informatiques managés.

BeProductiv peut prendre ces deux options en main pour vous, et même vous proposer des solutions de financement avantageuses, pour que tout votre matériel et vos logiciels soient gérés, maintenus, et mis à jour de façon proactive.

Pour éviter de faire ce type d’erreur avec votre informatique, je vous invite à lire notre livre blanc : les 12 erreurs que font les PME avec leur informatique.

Les vols d’ordinateurs portables sont monnaie courante aujourd’hui. Nos clients en font régulièrement les frais. Pas plus tard que cette semaine, un client s’est fait volé son ordinateur portable en pleine après-midi dans leurs locaux. Mais parfois, avec l’aide de nos précieux outils, nous arrivons à retrouver la trace de ces ordinateurs volés.

Il y a quelques mois, un utilisateur nomade chez un de nos clients s’est fait cambrioler à son domicile alors qu’il était à l’extérieur. Tous ses ordinateurs personnels et professionnels ont été volés, ainsi que d’autres biens.

Quand cela arrive chez les clients que nous gérons en service managé, nous activons des alertes sur notre plateforme de management Kaseya. Si jamais l’ordinateur se reconnecte à internet, nous sommes alertés par email et nous lançons une série de script pour enregistrer l’adresse IP de connexion et enregistrer l’activité de l’utilisateur sur la machine. Ces informations permettent ensuite de remonter à l’endroit d’ou s’est connecté l’ordinateur.

Plus d’un mois après le vol, nous avons reçu notre fameuse alerte, le portable professionnel s’était reconnecté à internet. Nous avons tout de suite pris les dispositions pour enregistrer les adresses de connexion et les transmettre à la police. Notre client a transmis cette information à la gendarmerie qui nous a ensuite recontacté pour avoir plus de détails. Nous avons pu leur fournir toutes les heures de connexion et les adresses IP. La machine se connectait depuis la même région. Après une demande auprès du fournisseur d’accès, la personne utilisant les machines volées a pu être identifiée. La gendarmerie est ensuite intervenue pour interpeler la personne et perquisitionner son domicile.

Aujourd’hui comme cadeau de Noël, notre client vient de récupérer ses 3 ordinateurs volés.

Tous les clients que nous avons en services managés bénéficient de ce niveau de service, nous étendons même ce service en 2012 aux Smartphones iPhone et Android pour pouvoir les verrouiller, effacer et localiser lors d’un vol. Tous ces outils sont disponibles sur notre plateforme de management Kaseya dont BeProductiv est un partenaire privilégié.

Le propriétaire d’un iPad qui tombe en panne deux fois par semaine et qui est lent le reste du temps n’hésite pas à dépenser de l’argent pour le faire réparer une bonne fois pour toutes. Alors pourquoi ne le fait-il pas pour son réseau informatique ?

La semaine dernière nous avons reçu un de ces « coups de fil paniqués » d’un prospect qui avait besoin d’un technicien sur site immédiatement pour rétablir son réseau.
On était vendredi, la fin du mois, et c’était la deuxième fois que leur réseau tombait cette semaine. D’ailleurs, quand il fonctionnait, il était très lent.
Cette PME servait de sous-traitant à des petits cabinets d’avocats, et ses employés faisaient donc beaucoup de scans et d’envois de factures.

Au passage, tous les prestataires informatiques ont déjà reçu ce type d’appel…
Ils sont vus comme un bon moyen de gagner de l’argent puisqu’ils permettent de facturer un maximum d’heures d’intervention.
Et puis soyons réalistes : un client désespéré est prêt à payer rubis sur l’ongle.

Mais cette approche a fait son temps pour 2 raisons :

1. la crise force les prestataires à faire attention aux clients ils travaillent pour être sûrs d’être payés
2. ce type d’intervention bloque les ressources des prestataires et les empêche de travailler sur les missions prioritaires, et notamment les contrats de services managés

Notre vendeur était très enthousiasmé par l’appel. C’était une opportunité de décrocher un contrat sans faire de prospection.
L’office manager à l’autre bout de la ligne était très pressée que nous envoyions quelqu’un résoudre le problème et leur permettre de travailler à nouveau.

Au lieu de leur envoyer un technicien sur site le jour même, nous leur avons demandé de signer un précontrat.
Ils nous ont ainsi prouvé leur bonne volonté, tandis que nous rassemblions plus de détails.
Nous sommes ensuite tombés d’accord pour nous voir la semaine suivante (apparemment leur demande d’aide n’était pas si urgente que ça).

Après avoir fait quelques recherches et rassemblé des informations, ils nous est apparu que leur problème venait de comment leur logiciel de scan était installé (techniquement), mais aussi de où il était installé (à l’autre bout de la ville avec une connexion internet lente de chaque côté).

Quand nous leur avons proposé de résoudre le problème une fois pour toute, ils nous ont répondu « ça ne vaut pas le coup ».
Pendant ce temps, leur business faisait quasiment du surplace parce que leur réseau était tombé deux fois en une semaine, et qu’il était très lent le reste du temps.

Vous êtes dans ce cas ? N’hésitez pas à tester notre support en ligne gratuitement pendant une heure. Nos experts vous aiderons à déterminer les solutions qui conviennent à vos besoins.

Thomas BRESSE dans le MSPmentor 250

Pour la 2eme année consécutive, Thomas BRESSE a été sélectionné dans le MSPmentor 250, le classement des 250 personnalités du secteur MSP dans le monde. C’est encourageant, nous espérons que celà aidera à développer les services managés en France où l’on rencontre encore trop peu d’acteurs.

Les vacances de BeProductiv

Nous vous souhaitons à tous de bonnes vacances, mais sachez que si vous travaillez en Aout, nous aussi. Nous assurons le support de nos clients sans interruption.

La rentrée de BeProductiv

La rentrée va être chargée chez BeProductiv avec un nouveau site en préparation et beaucoup de nouveautés. Stay Tuned.

Je profite des vœux pour écrire un petit billet sur ce blog. 2010 a été riche chez BeProductiv et 2011 est déjà bien engagé avec beaucoup de choses en vue. La liste est longue mais nous allons essayer de tenir le cap avec sérénité.

Nous avons beaucoup appris cette année sur les services managés et nous continuons à apprendre, avec toujours pour objectif un meilleur service pour nos clients. Si il n’y a qu’une bonne résolution à retenir, c’est que nous nous efforcerons d’être plus présents et de mieux accompagner nos clients dans toutes leurs problématiques d’entreprise.

Beaucoup de nouveautés techniques à venir également sur notre plateforme de management, dont tous nos clients managés pourrons profiter rapidement. En particulier de nouvelles solutions de sécurité et de sauvegarde. Plus de détails prochainement.

Il ne me reste qu’à vous souhaiter au nom de toute l’équipe de BeProductiv une excellente année 2011.

L’iPad fait couler beaucoup d’encre en ce moment. Chez BeProductiv, nous avons reçu le nôtre dès sa sortie. J’ai opté pour un modèle 3G qui correspond mieux à l’usage que nous avions. Et par ailleurs, la couverture Wifi en France ne me semble pas suffisante pour pouvoir se passer de 3G.

La semaine dernière, j’ai participé à la Kaseya User Conférence à Las Vegas, une occasion parfaite pour tester la bête en situation réelle. Pas de 3G là bas pour moi (ou alors à prix d’or), mais une couverture wifi beaucoup plus présente qu’en France. Car oui, l’iPad est un appareil connecté, l’utiliser sans internet ne sert pas à grand chose.

L’iPad est un nouveau format d’appareil avec de nouveaux usages qui en découlent. Ce n’est pas un téléphone ou un smartphone, mais pas non plus un ordinateur portable ou un mini-PC. C’est une évolution de l’iPhone dans un grand format qui de par son grand écran offre des possibilités et un confort beaucoup plus important que sur un téléphone.

L’iPhone aura été une révolution en terme d’interface et d’ergonomie, l’iPad reprend ces ingrédients et le résultat est très convainquant. L’iPad réagi extrêmement bien, l’interface est toujours parfaitement fluide. L’affichage tourne suivant comment vous orientez votre iPad en quart de seconde (parfois un peu trop sensible même). L’iPad est aussi un appareil qui s’allume et s’éteint instantanément. Tout cela fait qu’on arrive très rapidement là où on a envie.

Mais que peut-on faire avec un iPad ?

Déjà c’est redoutable pour la messagerie, si vous avez un compte exchange (chez BeProductiv) la synchro est parfaite (comme sur l’iPhone). Le grand écran apporte un confort de lecture appréciable, le clavier permet de taper rapidement pour répondre. En quelques minutes, vous avez lu, classé, répondu et fait le ménage dans votre boite mail. Les applications de carnet d’adresse et de calendrier sont également synchronisé parfaitement. Voir son planning sur l’iPad est un vrai plaisir.

Pour la bureautique, déjà vous pouvez visualiser tout type de documents, word, excel pdf pour les lire tranquillement, mais avec la suite iWorks, vous pouvez éditer vous document Word Excel et Powerpoint directement dur l’iPad. Avec la sortie VGA en option, vous pouvez préparer vos présentation powerpoint directement sur l’iPad et le connecter directement à un vidéoprojecteur pour faire la présentation. L’affichage est d’une grande qualité avec des effets de transition 3D très efficaces. C’est aussi excellent quand vous voulez noter vos idées par exemple.

Un autre usage ou l’iPad est très convaincant est sur les photos. Après une journée à shooter avec votre appareil favori, mettez votre carte mémoire SD dans l’iPad pour transférer les photos et visionnez les avec le meilleur cadre photo numérique dont vous pouvez rêver. Passer d’une image à l’autre d’un mouvement du doigts, zoomez, passer l’iPad à votre voisin, quel que soit son orientation, l’image tournera. Et là ou il fallait être informaticien pour montrer vos photos sur un ordinateur, n’importe quelle personne est capable d’utiliser l’iPad. En quelques secondes sortez vos photos de vacances ou du votre petit dernier pour les montrer à vos amis. A tel point que j’ai vu des photographes américains qui livrent un iPad avec les photos chargés dedans pour des mariages par exemple.

Là ou Apple a vraiment voulu s’implanter, c’est dans le domaine des livres numériques. L’application iBook permet de lire un livre et de le feuilleter comme un vrai. Le confort de lecteur est appréciable, on peut changer la taille et la police des charactères. Le résultat est convaincant. Amazon était leader dans ce domaine pour l’instant avec son Kindle. afin de ne pas se faire voler la politesse par Apple, l’iPad possède une application Kindle qui vous permet d’accéder à l’immense bibliothèque numérique d’Amazon. Surtout en anglais pour l’instant, mais les livres français ne vont pas tarder.

Je passerais sur les fonctions multimédias, mais l’iPad peut lire de la musique et des vidéos. Idéal pour regarder un petit film dans le train ou dans son lit. Vous pouvez aussi vous en servir sur les gros sites de videos comme youtube ou dailymotion qui ont chacune leur application dédiés avec une qualité impressionnante.

Enfin les accros au web 2.0, réseaux sociaux et autres en auront pour leur argent, lecteurs RSS, Twitter, Facebook, flicker et compagnie trouvent parfaitement leur place sur la tablette d’Apple.

Pour m’en être servi de façon extensive pendant une semaine, je peux vous dire que l’iPad peut remplacer un ordinateur portable dans beaucoup de cas. Le format compact permet de s’en servir dans toutes les situations de façon très agile. Lors de la conférence Kaseya, beaucoup de monde utilisait déjà l’iPad. La plupart d’entre eux ont pu se passer de leur ordinateur pendant les 3 jours de la conférence. 

L’autonomie de l’iPad est excellente, de l’ordre d’une dizaine d’heure d’utilisation. Quand il est en veille, il ne consomme quasiment plus rien. Il peut vous accompagner sans problème tout au long de la journée sans avoir à recharger là où un ordinateur portable aura besoin de trouver une prise rapidement.

Si vous avez des questions n’hésitez pas à mon contacter, j’y répondrais avec plaisir. Je referais un autre article avec les différentes applications intéressantes que l’on peut trouver sur l’iPad.

Les nouvelles versions d’office comme celle de Windows sont toujours un petit événement dans le monde de l’informatique. Après un essai bien réussi avec Windows 7, Microsoft nous sort la nouvelle version de sa fameuse suite bureautique Office.

Comme toujours, les fonctions de base sont toujours les mêmes, vous pouvez taper du texte dans Word, faire des calculs dans Excel, préparer des présentations dans Powerpoint ou envoyer des mails avec Outlook. Donc pas de panique pour l’instant, pas de révolution de ce coté là, rien n’a changé en 10 ans…

Mais tout de même Office 2010 amène son petit lot de nouveauté. L’interface avait beaucoup changé avec Office 2007, nombreux sont ceux qui étaient déboussolé par cette nouvelle interface. Office 2010 persiste et signe en gardant cette interface et en la généralisant sur l’ensemble de la gamme Office 2010. C’est en particulier Outlook que je trouve le plus différent d’avant. Néanmoins, Microsoft apprend de ces erreurs et c’est avec bonheur qu’un onglet fichier apparait pour remplacer le bouton Office qui n’était pas très parlant.

Au delà des modifications ergonomiques et esthétique, Microsoft a implanté une fonction depuis longtemps réclamée par les clients : pouvoir travailler à plusieurs simultanément sur un même fichier, Word, Excel ou Powerpoint. pour celà il vous faudra néanmoins avoir un serveur Sharepoint 2010 en interne ou utiliser Office Live pour stocker vos fichiers.

En plus de celà Microsoft lance la version Web de sa suite. Dans un simple navigateur vous pouvez retrouver votre Word, Excel etc… Là encore, il faut avoir un Sharepoint 2010 ou utiliser Office Live. Et ne vous emballez pas car pour utiliser la suite web en interne sur votre SharePoint, il vous faut posséder une licence office en volume.

Concernant Sharepoint 2010, il existe toujours une version gratuite, Sharepoint Foundation 2010 qui vient remplacer Windows SharePoint Services 3.0 et la version complète Sharepoint 2010 entreprise. Comme pour Exchange, 64 bits obligatoire et minimum Windows server 2008 SP2 ou Windows Serveur 2008 R2.

Nous avons déjà reçu nos versions pour les partenaires, je pense que ça sera disponible dans le commerce dans quelques semaines. Tout les achats d’Office 2007 bénéficie de la mise à jour gratuite depuis déjà plusieurs semaines. Je n’ai pas regardé les prix encore, j’imagine que ça restera dans la lignée.

Bien évidemment, n’hésitez pas à nous interroger sur Office 2010, nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.